Cum elimini riscul de a pierde minimum 4.500 de euro la o nunta din cauza unui posibil val 4 de coronavirus

50
Alex si Raluca Iancu
Alex si Raluca Iancu

După un an pandemic în care toate evenimentele private au fost amânate, nici toamna lui 2021 nu se anunță sigură din perspectiva organizării nunților sau botezurilor. Sub amenințarea valului 4 de Covid, specialiștii sfătuiesc persoanele care își planifică astfel de evenimente să țină cont de câteva aspecte extrem de importante, pentru a evita pierderi financiare și șocuri emoționale.

150.000 de nunți în iunie-noiembrie 2021

Pentru anul asta, conform AFIN (Asociția Furnizorilor din Industria Nunților), ne raportăm la 150.000 de nunți în România, care se desfășoară în perioada Iunie-Noiembrie. Sau ar trebui să se desfășoare. “În perioada Septembrie-Octombrie 2021, estimez că se vor ține între 20 și 30 % din acest procent. Noi, în Septembrie și Octombrie, avem peste 50 petreceri. Pentru 2021, cu tot cu cele reprograme, la Urban ne raportăm la peste 180 nunți”, spune Alexandru Iancu – Entertainment Event Manager.

Orice nuntă presupune un cost care implică un avans. Alexandru Iancu explică: ”Avansul sau taxa de rezevare pentru fiecare dintre furnizori presupune între 10 și 30 % din contractul final, cu fiecare furnizor în parte. Primul este locația, în general, și/sau wedding planner-ul – dacă își permit sau conștientizează că le trebuie așa ceva. Apoi avem: muzica, fotograful și videograful, candy-barul alături de multe alte elemente care țin de concept precu cabina foto, cigars bar, baloane cu heliu, design floral, etc. Deci, la o nuntă de 120-130 de persoane între 90 și 120 Euro avem meniul la locație (3-4 feluri de mâncare și meniul de bar, care nu include neapărat cocktail-urile cu care suntem obișnuiti prin locatii recunoascute pentru cocktailuri). Astfel, doar meniul este în medie 12.000 Euro. La muzică, bonul mediu la noi este în jur de 3.000 Euro. Foto și video cam 1.000 Euro de fiecare, florile de calitate aproximativ 1.800 Euro. Un candy bar în jur de 500 Euro, o cabină foto 400 euro. La un calcul aproximativ, o nuntă de 120 persoane, fără mari pretenții, te costa cam 18.000 Euro. Dacă presupunem că avansurile sunt cam de 25%, adică 4.500 Euro, vedem banii blocați până la organizarea evenimentului respectiv.”

Specialiștii Urban spun că atunci când aleg data mirii trebuie să studieze trend-urile occidentale în privința restricțiilor, pentru că multe dintre ele au venit de la Vest către Est. În plus, cu 2-3 luni înainte de data evenimentului ar fi bine să reevalueze dacă vor să țină evenimentul, dacă sunt confortabili ca evenimentul să aibă loc. ”Să aibă în vedere că evenimentul trebuie să fie fără stres și griji, iar dacă au astfel de emoții și se consideră ghinioniști în general mai bine să îl planifice pentru 2022 sau chiar 2023, pentru că este realmente o setare mentală. Nu poți organiza un eveniment și să trăiesti cu frică, iar în ziua evenimentului să nu te mai poți relaxa din cauza emoțiilor mai puțin constructive”, punctează Raluca Iancu – Human Potențial Developer Urban.

Deci, primul element în organizarea evenimentului în toamnă ține de evaluarea stării de optimism și a realității în privința restricțiilor globale și a potențialului invitaților de a participa la eveniment: locuiesc în țară, în zone afectate, pot veni, nu pot veni din cauza asta.

Importanța unor contracte și clauza Covid

Specialiștii Urban recomandă mirilor să caute profesioniști în alegerea partenerilor pentru evenimentul lor. ”Ei se văd cu ochiul liber, au comunicat pe toată perioada pandemiei, au avut un mesaj pozitiv și de încurajare în Scial Media pe canalele lor. După ce își fac o listă scurtă cu 2-3 furnizori profesioniști în etapa de research – iar aici recomandarea este să caute pe Google și să urmăreasca rezultatele care sunt generate de SEO, nu de Google Ads, să caute în grupuri de Facebook, să vorbească cu prietenii și să se sfătuiască cu ei pentru a primi recomandări punctuale pe care să le valideze ulterior cu propriile convingeri, până la târgurile de profil. După etapa de research și după ce au ales fiecare dintre furnizori înainte de semnarea contractului, să ceară un draft de contract pe care să îl poată studia, să îl citească atent, pentru că sunt lucruri simple ca și clauze. Să urmarească, pe lângă tot ce ține de „obligații și drepturi”, și clauza de Covid și să vorbească deschis cu furnizorul: ce se întâmplă dacă vine un nou val în toamnă? În funcție de poziția furnizorului la această intrebare, clientul își poate da seama dacă merită un astfel de parteneriat sau nu”, atenționează Alex Iancu.

Dincolo de contract, cei de la Urban încurajează relațiile autentice cu furnizorii. Astfel, dacă vine un nou val, se poate reprograma de comun acord, după ce se reevaluează situația organizatorului: furnizorul va rămâne în piață, locatia va fi tot acolo, band-ul va continua să cânte, etc. Însă și clientul trebuie să își reevalueze planurile de organizare, să fie flexibil pentru o nouă dată. Să țintească două sau chiar mai multe date disponibile pentru noul eveniment reprogramat, astfel încât să se poata sincroniza cu toți furnizorii. ”Din punctul meu de vedere, dacă se semnează un contract în acest moment pentru toamnă, nu ar trebui să mai existe costuri suplimentare pentru o posibilă reprogramare. Iar în astfel de momente se vede cine face business și cine are o viziune și o misiune și stie că nu este totul despre bani. Dacă clientul chiar nu stăpânește limbajul juridic al unui contract, poate apela la un consilier juridic, un avocat care să îl ajute și să îi dea siguranță în contractarea serviciilor. Estimez 4-5 contracte pentru evenimentul lor, iar toate au în comun aceasta situatie: ce se întâmplă daca restricțiile nu permit”, spune Entertainment Event Manager-ul Urban.

Din statisticile interne ale Urban, din cauza pandemiei organizatorul a avut peste 140 contracte reprogramate din 2020 pentru anii urmatori, 10 anulate, cu vouchere emise pentru o data ulterioară la alegerea mirilor. De la 1 iunie până în present au organizat 70 evenimente, atât dintre cele reprogramate, dar și în baza unor contracte noi.